论首都高校办公室服务决策职能

　　从首都高校办公室的整体职能看服务决策

　　1.办公室的职责繁杂、任务繁重

　　近年来，首都高校办公室队伍不断发展壮大，结构也在持续优化，对其整体职能进行梳理、准确把握、找到规律，对进一步提升其工作水平很有价值。笔者选取了首都10所高校（类型包含：部委高校、市属高校，“985工程”高校、“211工程”高校、一般高校、高职院校）作为考察对象，了解办公室的职责。从调查可以看出，各校办公室的职责都十分繁杂，但大同小异。如果不进行分类，而是简单罗列，则主要有：学校规划、综合协调、收发文办理、信息宣传、督促检查、领导日程安排、会议及活动组织、对外联络、印信管理与使用、机要及保密、信访、值班安排、法律事务、党务及校务公开、数据统计、校友会等约20类左右的工作。随着学校事业的发展，办公室的职能也在扩展，体现了办公室工作的综合性、服务性和开放性特征。这些工作分别划归到办公室设置的几个科室当中，有的则是由挂靠在办公室的一些“附属机构”直接负责。

　　每一类工作背后的对象都涉及方方面面的人，要经过一系列必要的工作环节，工作量很大。目前，党组织关系在北京市委的61所高校，其办公室人员总数在700人左右，直接服务对象是10多万名教职员工、70多万名学生，所以办公室人员的“忙”也就容易理解了。以笔者所在的北京联合大学办公室部分文字工作为例，近3年来，平均每年发文约680件、收文2,000多件、编发信息刊物270多期、服务常委会和校长办公会60多次，按每学年36教学周来计算，办公室每天要发文件3.7件、新增转呈公文11件、编发信息刊物1.5期，背后的文字处理工作量非常大。

　　2.办公室繁杂职责体现出四大职能

　　办公室围绕学校中心工作办文、办会、办事，服务领导、服务部门、服务师生，职责多、任务重、工作量大，繁杂的职责看上去似乎有些杂乱无章，但内在联系是紧密的。笔者认为，从办公室发挥作用的着力点看，在其繁杂的职责中蕴含着内外服务、综合协调、信息调研、督查督办这四大职能。

　　一是内外服务。办公室工作人员平时的日常性工作大多可归入这一类，如对外联络、接待来客来访、草拟文稿、公文转呈、组织会议、信息报送、机要办理、印信使用、会议及日程安排等。

　　二是综合协调。办公室是学校部门之间、上下级之间、兄弟单位之间联系的纽带，“天然”地具有综合协调功能，作为一个“揽事”的部门，没人管的事办公室要管，多人管的事需要办公室来统筹。办公室为领导、基层单位和广大师生服务，综合协调几乎是无处不在、无时不有。从协调对象看，既要负责协调校内各方面的关系，也要负责协调学校与社会的关系；从协调方式看，既有会议协调，也有书面、当面等其他它方式的协调，总之要通过协调来沟通情况、化解矛盾、统一行动。

　　三是信息调研。办公室是学校各种信息的交汇点和集散地，是信息传递的中枢，办公室许多工作，如编发信息刊物、撰写文件等工作，都是将学校的各项决策、意图等向基层单位传递，同时将来自基层的各种信息和文件资料进行分析、归纳和汇总之后提供给领导。办公室还通过开展主动调研或辅助调研等形式，了解学校各方面的情况，并作出科学判断，形成有价值的信息材料，为领导收集信息、分析情况、提供咨询做好服务。信息调研类工作具备很强的“参谋”特征。

　　四是督查督办。办公室开展的督查督办与纪检、监察、审计等部门开展的监督检查并不相同，办公室做的许多工作都是围绕着一些重要决议、决策的落实情况，开展督查督办工作，并将落实情况、落实效果、需要注意的问题等反馈给领导，从而促进这些事项又好又快落实。督查督办类工作具备很强的“助手”特征。

　　3.服务决策职能贯穿办公室全部工作的始终，是办公室整体职能的灵魂

　　在经济组织决策管理大师、第十届诺贝尔经济学奖获奖者赫伯特?西蒙曾看来，“管理就是一系列的决策”。办公室始终处于学校管理的中枢，直接或间接地服务于决策。科学决策以统筹整体发展为目的，通过科学的程序，广泛发扬民主，在发挥决策对象能动性的基础上，采用集体决策的方式，把静态的典型研究与动态的系统分析结合起来，把定性分析与定量分析结合起来，以期最大限度地提高决策的精确度，最大限度地保持决策的科学性。办公室的四大职能都在直接或间接地服务于决策，服务决策职能贯穿于办公室全部工作的始终，内外服务是服务决策质量的基础，综合协调是服务决策的桥梁，信息调研是保证决策科学的前提，督查督办是保证决策落实的保障，几大职能都围绕着决策活动展开。

　　办公室工作虽然不直接负责学校的教学、科研、师资等具体业务，但办公室的工作却存在于学校的一切具体业务之中。有经验的办公室主任可能会有这样的体会：“办公室主任不是领导，但要想领导想的事，尤其是要抓好关系全局的大事、做好领导关心的要事、协调好存在分歧的难事、处理好突发的急事。”可以说，几乎所有涉及学校中心工作的重要事项都离不开办公室的积极参与。学校重要决策的前期调研、论证，中期协调、形成，后期实施与监督的整个过程，都需要作为领导“参谋助手”的办公室积极参与，协调左右，同时发挥“智囊”作用，提供高效、有力的服务。服务决策工作做得好了，才能说当好了领导的参谋助手，服务决策是办公室工作的重中之重，是体现工作水平的高端服务，是整体职能的灵魂。

　　构建和完善提升服务决策能力的制度及工作体系

　　办公室要提升服务决策的能力和水平，就要把握住决策的纵向时间链条，根据不同的时间节点，有针对性地开展工作，构建起相应的制度及工作体系，从而为决策提供更有效、更有力的服务。《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》指出“必须构建决策科学、执行坚决、监督有力的权力运行体系”。结合高校决策实际，笔者认为，新时期要进一步提升办公室服务学校科学民主决策的能力与水平，就要从决策的提出与论证、形成与发布、实施与反馈三个环节构建有效的、全方位的制度及工作体系。

　　1.构建决策提出与论证环节的制度体系

　　这一阶段，需要办公室提供智慧服务，帮助领导“支点儿招”，当好“参谋”。

　　一是建立和完善决策事项计划制度。根据学校工作规律，按照常规重要事项、预测重要事项等，制定年度可能要进行决策的事项计划表，此举主要是保证办公室能够围绕学校的中心工作，抓住领导关心、师生关注的重点、热点、难点问题，“参”到点子上，“谋”到关键处。

　　二是建立和完善调查研究制度。“没有调查就没有发言权”，要使决策科学就必须在决策提出阶段，开展直接、联合或辅助调查研究。办公室联系上下、协调左右，有联系广泛的优势，具备良好的调研工作基础，要将调查研究工作形成制度化，设准主题、选对对象、用好形式。通过制度确保沟通渠道畅通，围绕决策主题，能听到校内外各利益群体的真实声音。根据工作内容和实际需要，可以开展直接调研、与其他职能处室开展联合调研、陪同领导开展辅助调研。通过调研获得全面、真实、准确的信息资料，进行分析，提出建议，为学校科学民主决策提供有价值的参考。

　　三是建立和完善广泛征求各方意见的制度。一项决策是否科学、能否得到支持和拥护、能否顺利实施，必然要在决策提出与论证阶段充分倾听决策对象的声音，进而就需要广泛地征求各方的意见。习近平总书记在对《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》进行说明时谈道：“在全社会开展广泛协商，坚持协商于决策之前和决策实施之中。要构建程序合理、环节完整的协商民主体系。”对于高校办公室来讲，也要建立决策前征求各方意见的制度，防止“单向”“片面”“下压”式的决策。

　　四是建立和完善重大决策专家咨询论证制度，根据决策事项，适当组织专家论证。对事关学校发展全局和影响学校长远发展的重大决策，要进行专家咨询论证，从更专业的视角和全局的视野考虑此项决策可能引发的一些问题，进行对策研讨。根据事项，既可在校内组建专家团队，也可利用校外人力资源，成立临时专家团队。

　　五是建立和完善重大决策合法性审查制度。在决策过程形成前，要预先评估是否违反法律、法规、规章及有关政策规定，是否超越法定职权，是否违反法定程序，是否与原有的决策、规范性文件相协调。从而避免因决策违法或是相互矛盾对社会利益带来损害，当前多数高校都设有法律顾问，此时可以充分发挥他们的作用。《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》提出“普遍建立法律顾问制度。完善规范性文件、重大决策合法性审查机制”。目的即在推动政府领导方式和行政运行方式向规范化、制度化、法治化转变，提高科学决策、民主决策、依法决策的水平。

　　2.构建决策形成与发布环节的工作体系

　　这一阶段，需要办公室做好综合协调、会议服务，以书面方式发布决策等工作。

　　一是综合协调，服务好决策的形成过程。根据相关法律法规，突出民主办学，严格落实民主决策，不同决策事项，要经过相应的组织审议通过才有效。首都高校当前的决策机构主要有党员代表大会（党员大会）、党委全体委员会、党委常委会、校长办公会、学术委员会、教职工代表大会、工会会员代表大会、学生代表大会等。办公室在这一阶段的工作除要求具有较强的政策素养外，综合协调及相关的会议服务任务十分繁重。由办公室主办的会要全面、细致地筹备和组织，由其他部门主办的会议，办公室要发挥协调职能，做好协助工作。除了行政性的会务工作之外，还要做好会议的文秘工作，如准备及印制文字资料、做好会议记录等工作。

　　二是要以文辅政，服务好决策的发布过程。决策经过相应决策机构审议通过形成之后，要通过一定的介质或平台一般以书面文件形式在一定范围内发布，这一过程，要求办公室以文辅政，准确把握决策，保证决策表达的完整和准确，不能引发歧义和误解。在决策公布后，办公室还应根据工作实际，主动地做好相应的宣传工作，将学校的声音传播好。

　　3.构建决策实施与反馈环节的制度体系

　　这一阶段需要办公室发挥督促检查职能，采取有效的督查、督办方式方法，确保科学决策能够“执行坚决”，要对决策的实施效果进行分析反馈。

　　一是建立有效的督查、督办工作制度。围绕督办事项，建立工作机制，明确督查、督办的事项范围，如根据学校年度工作要点分解到各单位的任务，常委会办公室明确要求办理的事项等。创新形式，在督查督办的方式上坚持“一般手段”与“特殊手段”相结合，力保督出效果。“一般手段”有很多，如“对话见面式”的督促检查、“文字式”的单据督查督办、“会商式”的协调督办等。以北京联合大学办公室为例，每周对收到的来自各基层单位的请示性公文办理情况进行梳理，并在一定范围内进行公示，较好地提高了工作效率。督查、督办在特定情况下，除“一般手段”之外，还要有“特殊手段”，如“私访”“突访”“回马枪式再访”等，目的是直接深入一线基层，看实情、听真声，随时随地、反复地抓督办、抓落实，准确地掌握情况，有针对性地解决问题。

　　二是建立决策落实效果的反馈评估机制。决策不能是发布出去后进行督促检查保证落实就完了，还要在实施过程中对其效果进行评价。建立决策落实效果的反馈评估机制，可通过信息反馈，及时对决策进行修正和调整，从而使决策更加成熟、完善，更加切合实际情况，确保取得预期效果。另外，通过决策实施效果进行评估，也可总结经验教训，为新的科学决策打下良好基础。

　　总之，服务于学校的科学民主决策贯穿于高校办公室工作的始终，是各项职能的灵魂，只要办公室同仁注意认真总结、思考和提炼，坚持创新，构建起符合本校实际的制度及工作支撑体系，就一定能够不断地提升服务决策的能力和水平。